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Gmailのラベル機能をフル活用したメール処理術

2013年3月1日

上記はプライベートメール(Gmail)受信画面です(今日)。

メール多いんじゃゴラァアアアアアア!

いきなりすいません。
見にくいかもしれませんが、右の日付欄を見るとわかるようにだいたい1日でこんくらい来ます。少ない?と思うかもしれませんが、メルマガとかスパムとか楽天とか楽天とかあと楽天とかのメールを抜いたものです。ちなみにそれらいれると1日100件以上来ます。これでもかなり減らした方。

というわけで、私が実践しているメール整理術をご照会します。

1:迷惑メールを削除

以下全部Gmail前提の話ですが、まずは迷惑メールの削除
迷惑メールが来るドメイン(@以下)をフィルタリングして、受信したら既読設定>即迷惑メールフォルダに入るようにしています。
即削除でもいいんですが、万が一のときに検索出来るようにしてます。

2:メールマガジンをラベル付して仕分け

絶対読むメルマガ:アーカイヴしてそのメルマガ名のラベルを付ける。未読のまま
読むかも?なメルマガ:アーカイヴそのメルマガ名のラベルを付ける。既読にする
読まないメルマガ:それってそもそも迷惑メールじゃ?

3:グループごとのラベルを付ける

・送信者アドレスで分ける(例:Aさん Bさん Cさん)
・受信メールアドレスで分ける(例:理事会 NPO関連 委員会)メーリングリストが主です
これらはラベルは自動で付けますが、受信箱には入ったままにします。理由:主に読むメールだから

4:ショートカットを設定して読んでいく

Gmailはキーボードショートカットを設定出来ます。
これの「 ] アーカイブして次に移動 」を使って、1つのキーでバシバシ読んではアーカイブしていきます。
説明が遅れましが、アーカイブってのは受信ボックスからラベルだけのメールに変更するって意味で、フォルダに移動みたいなもんです。Gmailはフォルダがない代わりにラベルがあります。

5:メールの内容がToDoの場合はAny.Doへ

これは超便利です。Chromeのエクステンションですが、メールの下に
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こんな感じで即Todoに入れられるフォームがでます。
ここにTodoを入れる感じです。iPhoneやAndroidとも連携します。
詳しくはこちらの記事とかどうぞ。

完了したイベント等のラベルは「z:」へ

ラベルはabc順に並ぶのでz:を名前に付けると下の方へ行きます。
これを利用して、例えば「2011年度理事会」みたいなラベルは「z:過去」みたいな名前のラベルの子ラベルに設定を変えます。
こうすれば消えはしませんが、下の方に行くので邪魔にならずにすみます。
スクリーンショット 2013 02 28 23 59 57

とまぁ、こんな感じでGmailをフル活用してここ4年くらい過ごしてます。
メールクライアントは使ってませんが、iPhoneのMailBoxってアプリはやっと順番が回ってきたので使ってみたいと思います♪

ちなみに会社の方もGmailを使ってるので、これと同じことを会社版のGmailでもやっています。

ちょっと長文になりました。ではでは。

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